個人情報の取り扱いについて

1. 取得する情報

当社は、次の情報を取得します。

• お申し込み・お問い合わせ・資料請求のフォームにご入力いただく情報（事務所名、お名前、メールアドレス、電話番号、月の案件数、ご相談内容）
• ご相談・お問い合わせの内容、およびその後のやりとりの記録
• 本サービスに利用者が登録するデータ（クライアントの氏名・国籍・在留資格・在留期限・住所、案件と書類、報酬に関する情報など。第3項に定めます）
• ウェブサイトの閲覧に関する情報（第8項に定めます）

2. 利用の目的

• 無料トライアルのご案内、初期設定の実施、ご相談への対応およびそのご連絡
• 資料・更新情報・ご案内の送付（ご同意いただいた方のみ）
• 本サービスの提供、保守、改善
• 契約の締結および履行に関する事務

3. 本サービスに登録されるデータ

利用者が本サービスに登録するクライアント（外国人依頼者）等の情報は、要配慮個人情報を含みます。この取り扱いは次のとおりです。

• 登録されたデータは、事務所ごとに分離して保管し、他の事務所から参照できる経路を設けません。
• 在留カード・パスポート等の画像は、読み取り（OCR）の処理中にのみメモリ上で扱い、読み取りのために保存することはありません。利用者が「集めた書類」として保存したPDF・画像のみを保管します。
• 利用者は、登録した全データをいつでもJSON形式でダウンロードでき、Google Driveへのバックアップを行えます。解約後も、利用者が持ち出したデータは利用者のものです。
• 当社は、本サービスの提供・保守に必要な範囲でのみデータを扱い、それ以外の目的には使用しません。

4. 生成AIの利用

本サービスは、書類の読み取りおよび下書きの作成に外部事業者の生成AIを利用します。取り扱いは次のとおりです。

• 生成AIに送信する情報の範囲と、利用する事業者は、初期設定の際にご説明し、利用者の確認を得ます。
• 送信した情報を学習に利用しない設定の提供を受けている事業者を選定します。
• 生成AIが作成したものは下書きです。内容の確定および行政機関への提出は、利用者（行政書士）が行います。
• Standardプランで利用者ご自身のClaude・ChatGPT等を接続（MCP連携）する場合、当該AI事業者への送信は利用者のアカウントの下で行われ、当該事業者の規約が適用されます。

5. 第三者への提供・委託

法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。業務の一部を外部に委託する場合は、必要な契約を締結し、監督を行います。現在利用している主な委託先の種別は次のとおりです。

• データの保管およびシステムの稼働（クラウド基盤）
• 書類の読み取りおよび下書きの作成（生成AI事業者）
• フォームの受付・通知（データベース・チャット事業者）
• 打ち合わせの実施（オンライン会議事業者）

6. 保存期間と削除

• 本サービスに登録されたデータは、解約後30日を経過した後に削除します。削除前にデータのエクスポートをご案内します。
• お問い合わせの記録は、最後のやりとりから3年を経過した後に削除します。
• 契約に関する情報は、法令に定める期間を保存します。
• ご案内の送付停止のご連絡をいただいた場合は、送付を停止します。

7. 安全管理

取り扱う担当者を限定し、権限に応じた管理を行います。通信は暗号化し、アクセスの記録を保存します。委託先の選定にあたっては、安全管理の体制を確認します。

8. アクセス解析

当ウェブサイトは、閲覧状況の把握のためCookieを用いたアクセス解析（Google Analytics）を利用します。取得する情報には、閲覧したページ、滞在時間、参照元、ブラウザの種別が含まれます。個人を特定する目的では利用しません。ブラウザの設定によりCookieの保存を拒否できます。

9. 開示・訂正・削除の請求

保有している個人情報について、開示、訂正、利用の停止、削除のご請求ができます。第11項の窓口にご連絡ください。ご本人であることを確認した後、法令に従い対応します。

10. 改定

法令の改正またはサービスの変更に応じて、本方針を改定する場合があります。改定した場合は、当ウェブサイトに掲載した時点から適用します。重要な変更を行う場合は、あらかじめお知らせします。

11. お問い合わせ窓口